Privacyverklaring Postpartum begeleiding Nederland
Privacyverklaring volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Hartelijk welkom op de site van Postpartum begeleiding Nederland. Dit document is bestemd voor alle cliënten die gebruik maken van de programma’s aangeboden door Postpartum begeleiding Nederland. In dit document wordt beschreven welke gegevens Postpartum begeleiding Nederland verzameld, wat het doel hiervan is en op welke manier de gegevens worden verwerkt en beveiligd.
Postpartum begeleiding Nederland legt de gevoelige informatie die cliënten met ons delen NIET digitaal vast. Alleen de persoonlijke gegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres) van de cliënt worden digitaal vastgelegd. Deze gegevens vragen wij ter bevordering van het persoonlijk contact buiten de therapiesessies om, zodat informatie m.b.t. voorlichting, advies, afspraken en facturatie optimaal verloopt.
Toestemming voor het verzamelen, bewaren, opslaan en delen van alle informatie verloopt volgens Informed consent, wanneer de cliënt ook toestemming geeft voor de behandeling. De toestemming van het verzamelen, gebruik en opslag van gegevens kan op verzoek schriftelijk worden vastgelegd (zie bijlage). Hierna lees je welke gegevens tijdens de hersteltherapie worden gevraagd en hoe we daarmee omgaan.
Rechten en plichten
Rechten Cliënt
– Cliënten hebben ten allen tijde het recht om hun gegevens in te zien.
– Cliënten hebben te allen tijde het recht om hun gegevens te laten corrigeren wanneer deze gegevens onjuist blijken te zijn.
– Cliënten hebben te allen tijde het recht om hun gegevens te laten verwijderen, met uitzondering van facturen in verband met de eis van de belastingdienst dat inkomsten ten minste 7 jaar inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
Plichten Cliënt
– Een verzoek tot verwijdering of correctie van de opgeslagen gegevens dient schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
– De cliënt heeft de plicht om ondubbelzinnig duidelijk te maken of er wel of geen toestemming gegeven wordt voor het verzamelen van gegevens zoals die in het document Algemene Verordening Gegevensbescherming door middel van ondertekening van het toestemmingsformulier en/of Informed consent voor de behandeling.
Rechten Geboortetrauma consulent/therapeut
– Postpartum begeleiding Nederland heeft het recht de verzamelde gegevens op te slaan in haar praktijk en/of bedrijfsruimte wanneer hier (in de toekomst) sprake van is.
– Postpartum begeleiding Nederland heeft het recht geanonimiseerde gevoelige informatie te delen en te gebruiken in het kader van wetenschappelijk onderzoek, scholing en intervisie.
Zie hiervoor Documentatie van geanonimiseerde gevoelige informatie verkregen tijdens de herstelgesprekken en begeleiding.
Plichten Postpartum begeleiding Nederland
– Op verzoek van de cliënt wordt inzicht gegeven in zijn/haar eigen gegevens.
– Op verzoek van de cliënt worden zijn/haar eigen gegevens gecorrigeerd of verwijderend.
– Er wordt correcte informatie verstrekt omtrent de gegevensbescherming van cliënten.
– Er wordt ondubbelzinnig toestemming gevraagd voor het verzamelen van gegevens zoals die in het document ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ worden beschreven op het moment van Informed consent voordat de behandeling begint.
– Datalekken worden zo snel mogelijk na ontdekking gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. – Datalekken worden gedocumenteerd door een geprint document toe te voegen aan een geprinte versie van het document Algemene Verordening Gegevensbescherming en als PDF bestand opgeslagen op de beveiligde PC van de geboortetrauma consulent/therapeut.
– De site van de praktijk Postpartum begeleiding Nederland is voorzien van een SSL-certificaat. Dat is te herkennen aan een groen slotje en een adres dat begint met https. Zo vermindert de kans om de gegevens van bezoekers te onderscheppen.
Overige bepalingen
Functionaris gegevensbescherming Postpartum begeleiding Nederland is zelfstandig ondernemer en daardoor onthouden van de plicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen.
Leidende toezichthouder
Postpartum begeleiding Nederland is zelfstandig ondernemer en daardoor leidendetoezichthouder gegevensbescherming.
Verwerkersovereenkomsten
Verwerkersovereenkomsten met onderstaande personen/instanties zijn op te vragen bij Geboortetrauma consulent/therapeut.
Privacy-statement gebruikte diensten externe bedrijven
– Postpartum begeleiding Nederland maakt gebruik van Mooi Online Hosting voor het beheer van de website en als e-mailprovider en is afhankelijk van het cookiebeleid en het privacystatement van dit bedrijf voor de gebruikte diensten. Postpartum begeleiding Nederland verzamelt geen cookies voor eigen gebruik.
– De praktijk Postpartum begeleiding Nederland maakt gebruik van DigiRecord als online boekhoudprogramma en is afhankelijk van het cookiebeleid en het privacy-statement van dit bedrijf voor de gebruikte diensten. Facturen worden opgeslagen in het programma om op die manier de administratie overzichtelijk te houden in het geval van controle door de belastingdienst. DigiRecord heeft een koppeling met de belastingdienst. Het programma is beveiligd met sterke wachtwoorden en alleen toegankelijk voor de eigenaar van De praktijk Postpartum begeleiding Nederland
– Postpartum begeleiding Nederland maakt gebruik van Facebook en/of LinkedIn voor commerciële doeleinden en is afhankelijk van het cookiebeleid en het privacystatement van dit bedrijf voor de gebruikte diensten. Er worden geen foto’s van ouders/kinderen gedeeld. Contact via sociale media geschiedt enkel op initiatief van de cliënt en nooit op initiatief van Geboortetrauma consulent/therapeut. Het is dan ook de verantwoordelijkheid van de cliënt om bij communicatie via dit medium de eigen privacy te bewaken. Postpartum begeleiding Nederland zal er ten allen tijde op aansturen het contact verder telefonisch te laten verlopen.
Overzicht van verzamelde gegevens
Persoonlijke gegevens
Onder persoonlijke gegevens wordt verstaan: naam + straatnaam + huisnummer + postcode + woonplaats + telefoonnummer + emailadres.
Doel naam en adresgegevens
– Naam en adresgegevens dienen op de factuur te worden vermeld.
– Geboortetrauma therapie vindt soms plaats bij de cliënt/ouders thuis in plaats van in de
praktijk van de Geboortetrauma consulent/therapeut. Zonder adresgegevens is het bezoek onmogelijk.
– Voor het leveren van aankopen zoals bijvoorbeeld ondersteunende voeding of een boek.
Opslag naam en adresgegevens
– Adresgegevens worden in geval van geboortetrauma therapie vastgelegd in het
papieren dossier van Geboortetrauma consulent/therapeut. Zie aanvullend ‘documentatie herstelgesprekken’.
– Adresgegevens worden vermeld op de factuur en digitaal opgeslagen in PDF op de PC van Geboortetrauma consulent/therapeut. Deze PC is beveiligd met wachtwoord en voorzien van Antivirus programma.
– Facturen worden per e-mail verzonden en worden derhalve in de e-mailprovider opgeslagen. Na betaling van de factuur wordt het e-mailverkeer gewist.
– In het geval van een aankoop: zie de verklaring omtrent gegevensbescherming van de leverancier.
Personen met toegang tot de gegevens
– Geboortetrauma consulent/therapeut
– In het geval van een aankoop de leverancier van de gekochte goederen.
Doel telefoonnummer
– Het maken van een afspraak of het verzetten van de afspraak in het geval van
overmacht.
– Het terugbellen van cliënten voor de evaluatie na de hersteltherapie.
– Persoonlijk contact op verzoek van de cliënt en/of Geboortetrauma consulent/therapeut.
Opslag telefoonnummer
– Telefoonnummers worden in geval van geboortetrauma therapie vastgelegd in het papieren dossier van Geboortetrauma consulent/therapeut. Zie aanvullend ‘documentatie herstelgesprekken’.
– Telefoonnummers van cliënten worden met naam opgeslagen op de telefoon van Geboortetrauma consulent/therapeut.
– In het geval van WhatsApp contact aangaande evaluaties en advies worden telefoonnummers opgeslagen op het mobiele apparaat en wordt na kennisgeving aan de cliënt de volledige berichtgeschiedenis gewist wanneer de cliënt volgens haar voldoende geadviseerd is.
Personen met toegang tot de telefoongegevens
– Geboortetrauma consulent/therapeut
– In het geval van een aankoop de leverancier van de gekochte goederen.
Emailadressen
Doel emailadressen
– Het maken van een afspraak met Geboortetrauma consulent/therapeut.
– Verzenden van facturen.
– Verzenden van documenten, adviezen en voorlichting.
– Verzenden van het informatie over de ondersteunende voeding.
Opslag van emailadressen
– Emailadressen worden in het adresboek van de e-mailbrowser opgeslagen.
– Emailadressen worden schriftelijk in het papieren dossier gezet van de Geboortetrauma
consulent/therapeut.
– Berichtgeschiedenis wordt gewist zodra de verzonden factuur is voldaan en/of na
kennisgeving aan de cliënt wanneer aan de adviesvraag voldaan is.
Personen met toegang tot de emailgegevens
– Geboortetrauma consulent/therapeut
– E-mailadressen worden niet gedeeld met leveranciers van goederen. Emailverkeer
aangaande bestellingen verloopt via Postpartum begeleiding Nederland als
tussenpersoon.
Facturen
Doel facturen
– Kennisgeving van de verschuldigde betaling en verstrekken van betaalgegevens voor geleverde diensten en/of producten door Geboortetrauma consulent/therapeut.
– Inkomsten inzichtelijk maken voor de belastingdienst.
Opslag facturen
– Facturen worden digitaal opgemaakt en opgeslagen in PDF op de PC van Geboortetrauma consulent/therapeut. Na betaling en verwerking in het boekhoudprogramma worden facturen geprint en digitaal verwijderd.
– Facturen worden per e-mail aan cliënten verzonden. Na betaling wordt de berichtgeschiedenis verwijderd.
– Facturen worden ingeboekt en opgeslagen in een boekhoudprogramma, wat beveiligd is met een sterk wachtwoord.
– Betaalde facturen worden opgeslagen in de digitale boekhouding van de Geboortetrauma consulent/therapeut.
– In verband met de regels omtrent belasting, worden facturen 7 jaar bewaard in de woning/bedrijfsruimte van de Geboortetrauma consulent/therapeut.
Personen/instanties met toegang tot de emailgegevens
– Geboortetrauma consulent/therapeut
– De boekhouder die de btw aangiftes en de jaaropgaves verzorgd.
– In het geval van controle door de Belastingdienst.
Bankgegevens
Doel bankgegevens
– Ontvangen van betalingen voor de geleverde diensten en/of goederen door Postpartum begeleiding Nederland op de digitale bankafschriften van de zorgaanbieder.
Opslag bankgegevens
– Bankgegevens worden niet opgeslagen, maar zijn zichtbaar in de beveiligde digitale omgeving van mobiel bankieren en internetbankieren.Personen met toegang tot de bankgegevens
– Geboortetrauma consulent/therapeut
Foto’s
Niet van toepassing
Toestemming tijdens Informed consent aangaande gegevensbescherming
Doel toestemming tijdens Informed consent
– Het ondubbelzinnig verkrijgen van toestemming voor het toepassen van de hersteltherapie nadat cliënt volledig is geïnformeerd volgens de WGBO.
– Het ondubbelzinnig verkrijgen van toestemming nadat de cliënt op de hoogte is gebracht van het belang van het vastleggen van de informatie in het papieren dossier.
– Het ondubbelzinnig verkrijgen van toestemming voor het verzamelen en/of opslaan van gegevens van cliënten.
Opslag van toestemming
– De toestemming van de cliënt wordt vastgelegd in het papieren dossier.
Personen met toegang tot de gegevens
– Geboortetrauma consulent/therapeut
– In het geval van controle: de vertegenwoordiger van de Autoriteit Persoonsgegevens. Documentatie van gevoelige informatie tijdens herstelgesprekken. Tijdens herstelgesprekken wordt een groot deel van de door de cliënt gesproken woorden schriftelijk vastgelegd in een papieren dossier. Niets wordt door de Geboortetrauma consulent/therapeut digitaal vastgelegd tijdens of na het herstelgesprek. Alleen de cliënt kan ervoor kiezen zich per e-mail aan te melden en de effecten van de zorg die zij ervaart te mailen. Soms vraagt de cliënt ook via de mail om advies.
Doel documentatie van gevoelige informatie
– Gesproken woorden worden vastgelegd om tijdens en na het herstelgesprek de zorg te optimaliseren, voortgang te bewerkstelligen en de behandeling te evalueren. Op langer termijn wordt het papieren dossier gebruikt in geval van langdurige of herhaalde behandeling.
– In het geval van vervolggesprekken/aanvullende behandelingen is inzicht van de behandeling in de/het eerdere herstelgesprek(ken) nodig.
– In overleg, na toestemming of op verzoek van de cliënt wordt een brief voor andere zorgverleners opgesteld. In de brief wordt een samenvatting weergegeven van de aanleiding en de effecten van de behandeling. De brief wordt in overleg direct of via de cliënt naar de andere zorgverlener gestuurd. De cliënt ontvangt deze brief altijd.
– Gesproken woorden worden als data vastgelegd en deze gegevens geanonimiseerd kunnen worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek, om de geboortetrauma therapie verder te ontwikkelen.
Opslag van gevoelige informatie
– Gesproken woorden worden niet digitaal opgeslagen, maar enkel schriftelijk vastgelegd en zorgvuldig bewaard in de woning/bedrijfsruimte van de behandeling.
– Brieven aan zorgverleners worden getypt en gemaild, waarna ze digitaal worden opgeslagen in het dossier van de cliënt. Zorgverlener en cliënt ontvangen de brief.
Personen met toegang tot de gevoelige informatie:
– Geboortetrauma consulent/therapeut
– Wanneer na het herstelgesprek verwijzing van een geboortetrauma consulent naar een geboortetrauma therapeut nodig blijkt, kan in het belang van de behandeling de documentatie worden gedeeld met betreffende geboortetrauma therapeut. Dit gebeurt slechts na uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.
Geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
Onder geanonimiseerde gevoelige informatie wordt verstaan: letterlijk gesproken woorden die tijdens het herstelgesprek zijn vastgelegd en zo bewerkt zijn dat ze niet te herleiden zijn op de cliënt die de woorden heeft gesproken.
Doel geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
– Voor optimale behandeling kan het in sommige gevallen nodig zijn om advies in te winnen bij de ontwikkelaar van de hersteltherapie om de aangeboden zorg van Postpartum begeleiding Nederland te verbeteren of bevestigen.
– In het kader van cliëntbespreking, optimalisatie van zorg, wetenschappelijk onderzoek, bij- of nascholing, supervisie en intervisie, kan een casus gedeeld worden met het team van praktijk Postpartum begeleiding Nederland en/of de ontwikkelaar van de hersteltherapie.
Opslag geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
– Bij advies over de juiste behandeling wordt gevoelige informatie slechts mondeling gedeeld.
– In het kader van wetenschappelijk onderzoek wordt geanonimiseerde gevoelige informatie in een word-document hard copy persoonlijk overhandigd aan de onderzoeker.
– In het kader van cliëntbespreking, optimalisatie van zorg, bij- of nascholing, supervisie en intervisie, wordt geanonimiseerde gevoelige informatie alleen via het papieren dossier besproken.
– In het kader van bij- of nascholing wordt de geanonimiseerde gevoelige informatie slechts mondeling gedeeld, opslag is hierbij niet van toepassing.
Personen met toegang tot geanonimiseerde gevoelige informatie van cliënten
– Geboortetrauma consulent/therapeut.
Bijlage
De toestemming dient als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals in dit formulier is beschreven. Na uitdrukkelijke goedkeuring geef ik als cliënt van de praktijk De Geboortespecialist de Postpartum begeleiding Nederlandtoestemming om gegevens over mij te verwerken. Het gaat om mijn gesproken woorden. Dit zijn gevoelige gegevens die van belang zijn vast te leggen en om te kunnen herstellen. De geboortetrauma consulent/therapeut registreert al deze gegevens in een papieren dossier. Daarnaast worden mijn persoonsgegevens, zoals naam, (email)adres en telefoonnummer digitaal opgeslagen. Alleen met mijn toestemming worden mijn gegevens verstrekt aan anderen. Ik kan er voor kiezen om geen toestemming te geven of om alleen voor bepaalde delen toestemming te geven. Het teamlid legt uit wat de gevolgen voor mijn hulpverlening zijn als ik (voor bepaalde) gegevens of personen geen toestemming geeft. Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken. In sommige gevallen zal het intrekken van toestemming gevolgen hebben voor mijn hulpverlening. Het teamlid zal mij hier van geval tot geval over informeren. Deze toestemming is geldig zolang de behandeling duurt.
